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Schluss mit PDF: Die E-Rechnungspflicht erreicht jetzt auch den Versand
Empfangen mussten Sie E-Rechnungen schon seit Januar 2025 – das ist seit anderthalb Jahren geltendes Recht. Jetzt kommt die nächste Stufe: Ab 2027 bzw. 2028 müssen Betriebe E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen auch versenden. Das gewohnte PDF per E-Mail reicht dann nicht mehr aus. Wer rechtzeitig handelt, vermeidet Stress im laufenden Betrieb.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist weder ein eingescanntes Dokument noch ein gewöhnliches PDF. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:
- XRechnung: Reines XML-Format, kein PDF.
- ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Achtung: Bei Abweichungen gilt der XML-Datensatz, nicht das PDF.
Beide Formate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Die gesetzliche Grundlage
Die Pflicht ergibt sich aus dem „Wachstumschancengesetz“ (März 2024), das § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechend angepasst hat.
Wer ist betroffen – und ab wann?
| Unternehmen | Versandpflicht ab |
|---|---|
| Jahresumsatz über 800.000 € | Jahresumsatz über 800.000 € 01.01.2027 |
| Alle übrigen (außer Kleinunternehmer nach § 19 UStG) | 01.01.2028 |
Hinweis: Wirtschaftsverbände wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hatten eine Verschiebung der 2027-Stufe gefordert. Die Bundesregierung hat dies jedoch abgelehnt, ein entsprechendes Gesetzgebungsverfahren wurde nicht eingeleitet. Die Fristen stehen also – Verlass auf einen späteren Termin ist nicht ratsam.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, an Unternehmen im Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG.
Maßnahmenplan: So gehen Sie es an
Schritt 1 – Empfang nachholen (sofort, falls noch nicht geschehen) Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen verarbeiten kann – und holen Sie das nach, falls nicht.
Schritt 2 – Software auf Versand prüfen (bis Ende 2026) Kann Ihre Rechnungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 erstellen? Fragen Sie Ihren Softwareanbieter konkret danach.
Schritt 3 – Steuerberater einbinden (zeitnah) Sprechen Sie über einen durchgängig digitalen Belegfluss – von der Erstellung bis zur Übergabe an die Buchhaltung.
Schritt 4 – Archivierung sicherstellen (parallel) E-Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig und müssen revisionssicher gespeichert werden. Ein einfacher Ordner auf dem Desktop genügt nicht.
Schritt 5 – Mitarbeiter vorbereiten (vor Einführung) Informieren Sie alle, die mit Rechnungen arbeiten, rechtzeitig über die neuen Abläufe.
Die Fristen klingen noch weit weg – sind es aber nicht. Wer jetzt die Weichen stellt, hat Zeit für eine ruhige Umstellung.
Sprechen Sie mich gerne an:
Referent Betriebswirtschaft
Phillip Wendler